Software, frete, publicidade, aluguel e consultoria estão entre os gastos que poderão reduzir o IBS e a CBS devidos pela empresa. Salários, aquisições com alíquota zero e bens destinados ao uso pessoal de sócios seguem outra regra. A diferença está no tratamento tributário da operação, e não no nome dado à despesa no plano de contas.
A Lei Complementar nº 214/2025 permite que o contribuinte sujeito ao regime regular aproveite os tributos incidentes sobre suas aquisições. Para isso, a operação precisa estar documentada, e os débitos do fornecedor devem ter sido extintos conforme as formas previstas na legislação.
A mesma categoria de gasto pode gerar crédito integral, parcial ou nenhum crédito. O resultado depende do regime do fornecedor, da tributação aplicada, da destinação do bem ou serviço e das restrições legais.
Como funciona o creditamento
O crédito corresponde aos valores de IBS e CBS destacados no documento fiscal e extintos na etapa anterior. A empresa não utiliza o valor total da nota para reduzir os tributos devidos.
Se uma contratação custar R$ 10 mil, por exemplo, o crédito será formado pelos valores de IBS e CBS incidentes sobre a operação, e não pelos R$ 10 mil pagos ao fornecedor.
Quatro requisitos orientam a apropriação:
- o adquirente deve estar sujeito ao regime regular;
- a operação precisa gerar IBS ou CBS;
- o documento fiscal eletrônico deve ser idôneo;
- os débitos vinculados à aquisição devem estar extintos.
Os créditos são controlados separadamente. O valor de IBS compensa débitos de IBS, enquanto o crédito de CBS somente pode ser utilizado contra débitos da própria contribuição.
A legislação adota uma não cumulatividade ampla. Em lugar de limitar o aproveitamento aos insumos considerados essenciais ou relevantes, como ocorre em discussões sobre PIS e Cofins, a nova sistemática alcança as aquisições tributadas e estabelece vedações específicas.
Aquisições que podem integrar a apuração
A regra geral abrange bens materiais, bens imateriais, direitos e serviços adquiridos por contribuintes do regime regular. A lista abaixo é exemplificativa, pois o crédito depende do tratamento dado a cada operação.
Mercadorias e custos operacionais
Podem gerar créditos:
- mercadorias para revenda;
- matérias-primas e produtos intermediários;
- embalagens;
- energia elétrica;
- combustíveis;
- fretes e armazenagem;
- peças e materiais de manutenção;
- serviços de limpeza e segurança;
- telefonia e conexão de dados;
- materiais administrativos.
O vínculo direto com a produção não é uma condição geral para o creditamento. Uma despesa administrativa pode gerar crédito quando a aquisição for tributada e cumprir os requisitos legais.
Tecnologia e serviços contratados
A nova sistemática também pode alcançar despesas comuns às áreas administrativa, comercial, financeira e operacional, como:
- licenças de software;
- serviços de computação em nuvem;
- armazenamento de dados;
- publicidade e marketing;
- consultorias;
- serviços jurídicos e contábeis;
- manutenção de sistemas;
- locação de bens móveis ou imóveis;
- serviços terceirizados;
- plataformas e assinaturas digitais.
Contratações sujeitas a regimes específicos, a exemplo de determinados serviços financeiros, devem ser avaliadas conforme as regras próprias do setor.
Máquinas, equipamentos e bens de capital
Máquinas, computadores, equipamentos, móveis e outros bens incorporados ao ativo da empresa também podem gerar créditos. A legislação assegura o aproveitamento integral e imediato na aquisição de bens de capital, sem parcelamento conforme a depreciação.
Alguns itens poderão ser adquiridos com suspensão do tributo, posteriormente convertida em alíquota zero. Nesse caso, não haverá crédito porque o IBS ou a CBS não foi cobrado, mas a desoneração ocorrerá diretamente na compra.
Gastos que não dão direito a crédito
A contabilização como custo ou despesa dedutível não define o tratamento no IBS e na CBS. Quando a operação não gera os novos tributos, também não existe valor a ser apropriado.
Salários, encargos sobre a folha, pró-labore e remunerações decorrentes da relação de emprego ou da atuação de administradores ficam fora do creditamento. Dividendos e juros sobre capital próprio seguem a mesma lógica, pois esses pagamentos não correspondem à aquisição tributada de bens ou serviços.
Também não geram créditos, como regra:
- aquisições sem documento fiscal idôneo;
- operações cujo débito ainda não tenha sido extinto;
- compras imunes ou isentas;
- operações sujeitas à alíquota zero;
- aquisições com suspensão ou diferimento, enquanto o tributo não for exigido e extinto;
- pagamentos a fornecedores não contribuintes, salvo hipótese de crédito presumido;
- bens e serviços destinados ao uso ou consumo pessoal.
Na suspensão, o crédito poderá ser apropriado se o tributo vier a ser exigido e o débito for extinto. Multas, juros e outros acréscimos legais não integram o valor aproveitável.
Uso ou consumo pessoal
A vedação alcança bens e serviços adquiridos pela empresa e fornecidos gratuitamente ou por valor inferior ao de mercado a sócios, acionistas, administradores, empregados e familiares dessas pessoas.
Imóveis residenciais, veículos e os custos de aquisição, locação ou manutenção desses bens podem ser classificados como uso pessoal. A restrição inclui, conforme a destinação, despesas com combustível, seguro e manutenção.
Joias, obras de arte, bebidas alcoólicas, produtos derivados do tabaco, armas e serviços recreativos, esportivos ou estéticos também constam da relação legal. Esses itens podem gerar crédito quando forem comercializados ou utilizados de forma preponderante na atividade econômica, dentro das hipóteses previstas na regulamentação.
Benefícios e bens fornecidos aos empregados
Parte dos benefícios concedidos aos empregados é considerada vinculada à atividade econômica e pode gerar créditos. A empresa precisa observar as condições estabelecidas para cada item.
A legislação admite o aproveitamento relacionado a:
- uniformes e fardamentos;
- equipamentos de proteção individual;
- alimentação e bebidas não alcoólicas oferecidas no estabelecimento durante a jornada;
- serviços de saúde e creche disponibilizados no estabelecimento;
- benefícios exigidos pela legislação trabalhista;
- vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação;
- planos de saúde previstos em cláusula obrigatória de acordo ou convenção coletiva;
- benefícios educacionais previstos em negociação coletiva e oferecidos a todos os empregados.
A empresa também pode fornecer veículos, computadores, celulares, transporte, telefonia e conexão de dados para o exercício das funções. Nesses casos, as características e a quantidade dos bens ou serviços precisam ser compatíveis com o trabalho realizado.
Documentos internos, políticas de uso, contratos, normas trabalhistas e instrumentos coletivos ajudam a demonstrar a finalidade profissional. Se o benefício atender a interesses particulares do empregado, do administrador ou do sócio, a empresa poderá ter de estornar o crédito.
Compras de fornecedores do Simples Nacional
O fornecedor optante pelo Simples Nacional também pode gerar créditos para o adquirente sujeito ao regime regular. O valor fica limitado ao IBS e à CBS efetivamente devidos dentro do Simples, conforme as informações do documento fiscal.
Esse crédito pode ser menor do que o decorrente de uma compra feita de fornecedor submetido ao regime regular. Duas propostas comerciais com preços semelhantes, portanto, podem resultar em custos líquidos diferentes para o comprador.
A empresa optante pelo Simples não aproveita créditos quando mantém IBS e CBS dentro da guia unificada. O direito surge se ela escolher a apuração dos novos tributos pelo regime regular, de acordo com as condições e os períodos de opção previstos na regulamentação.
O regime tributário do fornecedor passa a integrar a análise de compras, formação de preços e negociação de contratos. A comparação deve considerar o preço cobrado, a qualidade do fornecimento e o crédito efetivamente transferido ao adquirente.
Alíquota zero, isenção e imunidade
Operações imunes, isentas ou sujeitas à alíquota zero não geram créditos para o adquirente. O mesmo ocorre nas aquisições com suspensão ou diferimento enquanto não houver exigência do tributo.
A regra sobre os créditos anteriores depende do tratamento dado à venda realizada pela própria empresa. As operações com alíquota reduzida ou zero permitem a manutenção dos créditos das etapas anteriores, salvo previsão expressa de estorno.
Nas vendas isentas ou imunes, a empresa deverá anular proporcionalmente os créditos relacionados às aquisições anteriores. A legislação prevê exceções, entre elas as exportações, que preservam o direito ao aproveitamento.
Essas diferenças exigem a separação das receitas por tipo de tratamento tributário. Empresas que realizam operações tributadas, isentas e com alíquota zero precisam identificar quais regras incidem sobre cada grupo para evitar apropriações indevidas ou estornos superiores ao exigido.
Apuração, utilização e estorno
A apuração mensal considera os débitos gerados pelas operações realizadas e os créditos apropriados nas aquisições. Quando os créditos superam os débitos, forma-se um saldo a recuperar, que pode ser compensado em períodos posteriores ou submetido a pedido de ressarcimento.
O prazo para utilizar os créditos é de cinco anos, contados do primeiro dia do período seguinte àquele em que ocorreu a apropriação. A transferência para outra pessoa jurídica é proibida, exceto em situações como fusão, cisão ou incorporação.
Alguns acontecimentos posteriores alteram o valor inicialmente apurado. Devoluções, cancelamentos e reduções no preço exigem ajustes. Bens perdidos, deteriorados, furtados ou extraviados também podem levar ao estorno dos créditos vinculados à aquisição.
No caso de roubo ou furto de bem do ativo imobilizado, o estorno considera proporcionalmente o período de vida útil restante e as taxas de depreciação estabelecidas na regulamentação.
Controles necessários para aproveitar os créditos
A empresa deve conciliar os dados fiscais, financeiros e contábeis de cada aquisição. A nota fiscal registra a operação, mas o crédito somente fica disponível quando os demais requisitos legais são atendidos.
Os controles internos precisam identificar:
- o regime tributário do fornecedor;
- o CNPJ do adquirente;
- o tratamento aplicado ao bem ou serviço;
- os valores de IBS e CBS indicados no documento;
- a extinção dos débitos da etapa anterior;
- a destinação empresarial ou pessoal da aquisição;
- devoluções, cancelamentos e alterações de preço;
- eventos que exijam estorno;
- créditos segregados de IBS e CBS.
A apuração assistida será alimentada por documentos fiscais e informações sobre a extinção dos débitos. Cadastros incompletos, notas emitidas para outro CNPJ e divergências entre compras e pagamentos podem impedir o reconhecimento ou exigir ajustes.
A cobrança integral da CBS começa em 2027, com a extinção de PIS e Cofins. O IBS será implantado gradualmente, em paralelo à redução de ICMS e ISS, até a conclusão da transição em 2033. A revisão dos sistemas e contratos deve acompanhar esse calendário.
Conclusão
O novo modelo amplia as aquisições capazes de gerar créditos, mas o resultado não pode ser definido por uma lista fixa de despesas. Regime do fornecedor, tributação da operação, documento fiscal, extinção do débito e destinação do bem ou serviço determinam o valor aproveitável.
O mapeamento deve alcançar compras recorrentes, contratos de serviços, ativos, benefícios concedidos aos empregados e operações sujeitas a tratamentos diferenciados. Com esses dados organizados, a empresa consegue projetar o custo líquido de suas contratações e corrigir falhas antes da apuração.
A atuação da Almendros, Batista & Naufel Advogados Associados
A ABN Advogados assessora empresas na análise dos efeitos da reforma tributária sobre contratos, cadeias de fornecimento, formação de preços e aproveitamento de créditos.
O trabalho pode abranger o mapeamento das aquisições, a revisão das regras aplicáveis aos fornecedores, a identificação de despesas sujeitas a restrições e a avaliação dos controles internos necessários à apuração do IBS e da CBS.
A integração das áreas tributária, empresarial e contratual permite avaliar os reflexos do novo sistema sobre compras, vendas e fluxo de caixa conforme as características de cada operação.